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21/05/2012
 

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Legalização de Documentos

by adriana_telles — last modified 2012-01-13 16:48

O Escritório de Representação do MRE em São Paulo (ERESP) realiza gratuitamente a legalização de documentos expedidos em São Paulo e encaminhados EXCLUSIVAMENTE por via postal.

ÍNDICE:

 
INFORMAÇÕES GERAIS
 
REQUISITOS DE LEGALIZAÇÃO PARA CADA TIPO DE DOCUMENTO
 
 
 

 
A legalização é o processo pelo qual o MRE reconhece, por cortesia, assinaturas em documentos feitos no Brasil para posterior consularização nas representações diplomáticas e consulares estrangeiras dos países a que tais documentos se destinam.
Vale notar que a legalização é uma exigência feita por governos estrangeiros. Portanto, eventuais dúvidas sobre quais documentos necessitam de legalização devem ser esclarecidas diretamente junto à Embaixada ou Consulado do país estrangeiro.
 
O Escritório de Representação do MRE em São Paulo (ERESP) realiza gratuitamente a legalização de documentos EMITIDOS no Estado de São Paulo. 
Documentos expedidos em outros Estados NÃO serão legalizados pelo ERESP, ainda que tenham firma reconhecida em cartório do Estado de São Paulo.
A legalização no Escritório do Ministério das Relações Exteriores em São Paulo é realizada EXCLUSIVAMENTE pela via postal. Os documentos devem ser enviados para o seguinte endereço:
 
Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores (ERESP) - Setor de Legalização de Documentos Avenida das Nações Unidas, nº 11.857 Edifício Nações Unidas, 4º Andar. Brooklin Paulista. Cep: 04578-908. São Paulo, SP.
 Junto com os documentos, deve constar uma carta de solicitação de legalização com as seguintes informações:
 
(i)         Lista dos documentos a serem legalizados, com a respectiva quantidade e país a que se destinam;
(ii)        Nome e endereço completos, para a devolução dos documentos;
(iii)       Telefone para contato, caso nossos funcionários precisem esclarecer dúvidas.
O serviço é totalmente gratuito, não havendo necessidade de enviar envelopes/selos para devolução dos documentos.
-         20 (vinte) dias úteis, a contar do recebimento no ERESP.
-         Quantidades superiores a 10 (dez) documentos enviados de uma única vez poderão demandar um prazo maior ao previsto acima.
 
ATENÇÃO!
Efetuada a legalização, os documentos são devolvidos por carta registrada*, paga pelo MRE. Portanto, uma pessoa apta a recebê-la deverá estar presente no endereço fornecido. OBS. Os documentos serão devolvidos somente para endereços no território nacional.
* Devido a restrições contratuais, o ERESP não pode enviar pelos correios envelopes que pesem mais de 500g. Envelopes que ultrapassem este limite deverão, portanto, ser retirados pessoalmente pelo interessado/representante, quando solicitado por um de nossos funcionários.
 
REQUISITOS DE LEGALIZAÇÃO PARA CADA TIPO DE DOCUMENTO
 
 Apenas os documentos públicos feitos em cartório do Estado de São Paulo dispensam, em princípio, o reconhecimento da assinatura do Tabelião ou Notário que os emitiu. Nos demais documentos, é necessário o reconhecimento em cartório do Estado de São Paulo, na via original, da assinatura do responsável pela sua emissão.
Após tal procedimento, podem ser feitas cópias autenticadas, que também são aceitas para efeito da legalização.
Com exceção de Procurações, que em função da sua finalidade legal só podem ser legalizadas na via original, as cópias de documentos emitidos em cartório, tais como Certidões de Nascimento, Casamento, Estado Civil, Óbito, Escrituras Públicas de Declaração e outros, precisam estar originalmente autenticadas pelo cartório para serem legalizadas.
                    
Todo o documento brasileiro original que não tenha sido emitido em cartório, mas pretenda surtir efeitos jurídicos no exterior, necessita do reconhecimento, em cartório localizado no Estado de São Paulo, da firma do responsável por sua emissão.
Somente após esse procedimento, poderão ser feitas as cópias autenticadas para a finalidade de legalização no MRE.
 

Documentos que não contenham assinatura, tais como Diário Oficial da União ou dos Estados da Federação, diário de instituições empresariais ou comerciais, contas de água, energia elétrica, telefone, comprovante de renda, contracheque, protocolos, notas/cupons fiscais, etc., precisam ser apresentados na versão de cópia originalmente autenticada em cartório do Estado de São Paulo para serem legalizados.

4.  Documento de identificação pessoal
Desde que estejam originalmente autenticadas em Cartório do estado de São Paulo, podem ser legalizadas, pelo MRE, cópias de documentos de identificação pessoal tais como: carteira de identidade, CPF, carteira de motorista, carteira de trabalho, passaporte, caderneta de vacinação, título de eleitor, certificado de dispensa de incorporação, comprovantes de residência, etc. Não é necessário enviar o original.

Para surtir efeitos legais no exterior, os documentos escolares e acadêmicos originais – certificados, diplomas, históricos escolares, declarações – devem ser levados a cartório do Estado de São Paulo para reconhecimento da assinatura de apenas uma das autoridades que os emitiu, antes do procedimento de legalização no MRE.
Programas curriculares e conteúdos programáticos originais de cursos de nível superior devem estar acompanhados de declaração emitida pela autoridade escolar/acadêmica competente. Clique aqui para obter o modelo. Nesse caso, apenas a referida declaração precisará ter a firma reconhecida em Cartório do Estado de São Paulo. Entretanto, a declaração e todo o conteúdo programático devem ser unidos e encadernados (com espiral ou presilha) para efeito extensivo da legalização.
Caso necessárias, as cópias autenticadas de documentos  escolares ou acadêmicos devem ser feitas a partir do original anteriormente reconhecido em cartório, para que possam ser legalizadas.
 
Para serem legalizadas, as traduções devem ser feitas e assinadas por tradutores juramentados e, posteriormente, devem ter a firma reconhecida em Cartório do Estado de São Paulo;
A lista com os tradutores juramentados, em todos os idiomas, do Estado de São Paulo, poderá ser encontrada no site da Junta Comercial de São Paulo (JUCESP): http://www.jucesp.sp.gov.br/
A tradução livre pode ser legalizada desde que a assinatura de quem a efetuou tenha sido reconhecida em cartório do Estado de São Paulo. A pessoa interessada deverá, entretanto, assegurar-se da sua aceitação junto à Embaixada ou Consulado do país estrangeiro no Brasil, para efeito da legalização consular.
Tradução livre efetuada por estrangeiro não poderá ser legalizada por este Setor.
Cópias autenticadas devem ser feitas apenas a partir do original previamente reconhecido em cartório, para que sejam legalizadas.
 
 
Em função da finalidade legal específica, serão legalizados apenas os originais dos documentos que atestam Antecedentes Criminais nos quais a assinatura do emitente esteja reconhecida em cartório do Estado de São Paulo.
Quando emitidos por via eletrônica, estes documentos devem ser levados a cartório para confirmação de autenticidade (Lei 8.935/94, Art. 6º., inciso III).
Excepcionalmente, poderão ser legalizados, se acompanhados da sua respectiva confirmação de autenticidade, disponível no mesmo sítio eletrônico da instituição que emitiu o documento.
Serão legalizadas as Certidões Negativas de Naturalização cujo original contenha assinatura do emitente reconhecida em cartório do Estado de São Paulo.
Cópias autenticadas serão aceitas se feitas a partir deste original já reconhecido em cartório.
Quando emitidos por via eletrônica, tais documentos devem ser levados a cartório para confirmação de autenticidade, e não autenticação (Lei 8935/94, Art. 6, inciso III). Excepcionalmente, serão ainda legalizados, se acompanhados da sua respectiva confirmação de autenticidade, disponível no mesmo sítio eletrônico da Instituição que emitiu o documento.
 
Para surtir efeitos legais no exterior, os documentos emitidos por via eletrônica devem ser levados, primeiramente, a cartório do Estado de São Paulo para confirmação de autenticidade.  Depois disso, esses documentos podem ser legalizados no MRE.
Excepcionalmente, também serão legalizados se acompanhados de sua respectiva confirmação de autenticidade, disponível no mesmo sítio eletrônico da instituição que o emitiu.
Alguns documentos emitidos por via eletrônica não trazem assinatura do responsável pela sua emissão nem sugerem a confirmação de autenticidade. São exemplos disso os seguintes documentos:
•    Comprovante de declaração de IRPF/IRPJ
•    DARF
•    SISCOMEX
•    Declarações de inscrição no CNPJ ou CPF
•    Certidões Positivas e Certidão Negativa de Débitos, expedidas pela Receita Federal do Brasil ou Secretarias de Finanças estaduais
•    Certificado de Regularidade do FGTS – CRF emitido pela CEF
•    Certidões Simplificadas, expedidas por Junta Comerciais
Nesses casos, o próprio interessado, como pessoa física ou jurídica, cujo nome conste do documento, deve assinar e reconhecer em cartório sua assinatura, para obter a legalização do documento.
 
10. Procurações
Em razão da finalidade legal estabelecida, somente os originais de Procurações devem ser legalizados.

O ERESP só legaliza documentos emitidos no Estado de São Paulo.
Além disso, as procurações feitas por instrumento particular devem estar de acordo com o art. 654, § 1°, do Código Civil, ou seja, deverão conter a indicação do lugar onde foram passadas, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da designação e a extensão dos poderes conferidos.

 
A legalização de documentos destinados a menores, tais como Termo de Guarda e Termo de Responsabilidade de Tutela é feita apenas em documentos originais obtidos de Juizados da Vara de Família ou Juizado da Infância e da Juventude, com a assinatura da autoridade judicial reconhecida em cartório.
Documento que trata de viagem de menor ao exterior deverá estar em acordo com o disposto na Resolução nº. 131 de 26/05/2011, do Conselho Nacional de Justiça. De acordo com a Resolução citada, o documento deverá ser elaborado em duas vias originais, com as assinaturas dos pais reconhecidas por semelhança ou por autenticidade em Cartório do Estado de São Paulo. O documento deverá conter prazo de validade, a ser fixado pelos genitores ou responsáveis. Caso contrário, terá validade de dois anos. O formulário padrão para a emissão das autorizações pode ser encontrado no sítio da Polícia Federal(www.pf.gov.br), no link “viagens ao exterior”.
Alternativamente, o documento também poderá ser feito pela via Judicial, com a assinatura da autoridade signatária reconhecida em Cartório do estado de São Paulo.
 
 
 
Para serem legalizadas as cópias autenticadas de documentos retirados na JUCESP, deverá ser anexada declaração assinada por um dos diretores ou responsável pela empresa, com firma reconhecida por Cartório do Estado de São Paulo, declarando a veracidade do documento a que se refere.
 
A legalização é um procedimento pelo qual o Ministério das Relações Exteriores reconhece, por cortesia, assinaturas em documentos públicos emitidos no Brasil, com os pressupostos de que pretendam produzir efeitos no exterior e tenham sido produzidos por pessoa física ou jurídica estabelecida no território nacional.
Em razão disso, ressalta-se a necessidade de que constem dos documentos elaborados por filiais estrangeiras de empresas brasileiras, além da assinatura, reconhecida em Cartório do Estado de São Paulo, dos seus dirigentes residentes no Brasil, o endereço e a inscrição no CNPJ da pessoa jurídica, matriz ou filial estabelecida no Brasil.
No caso específico de pessoa jurídica, pode ser reconhecida unicamente a assinatura do representante legal da Junta Comercial correspondente.
Com isso, o documento pode ser excepcionalmente legalizado, ao atender, ao menos, a necessidade de caracterizar sua emissão com o envolvimento da pessoa jurídica brasileira interessada.
 
Para que possam ser legalizadas cópias de documentos feitas a partir de originais de processos e sentenças judiciais, todas as suas páginas deverão ser autenticadas pelo Cartório Judicial correspondente. Além disso, é necessário o reconhecimento da assinatura do (a) responsável pela autenticação em cartório do Estado de São Paulo.
 
O ERESP não legaliza cartas rogatórias. Estas são processadas junto ao Departamento de Recuperação de Ativos e Cooperação Jurídica Internacional – DRCI, do Ministério da Justiça (Dec. 3689,Art. 783  do CPP). Constatada a necessidade de serem legalizadas, deverão ser remetidas à DCJI / M.R.E.
As Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito emitidas pelas Repartições Consulares do Brasil sediadas em países estrangeiros devem ser transcritas em Cartório de 1º     Ofício de Registro Civil brasileiro para que possam surtir efeitos legais em território nacional. Nesse caso, o Cartório expedirá a Certidão definitiva, que poderá ser legalizada   para eventual apresentação no exterior.
 
 
 
Não podem ser legalizados pelo Ministério das Relações Exteriores no Brasil. Para ter validade no Brasil, o documento estrangeiro original deve ser legalizado na Repartição Consular do Brasil acreditada no país onde este foi expedido. Neste caso, ao ser apresentado em território brasileiro, com a respectiva tradução, feita por tradutor juramentado brasileiro, o documento cumpre aquela única finalidade. Portanto, não deverá ser novamente legalizado pelo M.R.E. para surtir efeitos legais em terceiros países.
 
 
 
O ERESP não legaliza documentos já legalizados pelo MRE em Brasília ou por outro Escritório Regional de Representação do MRE.  A legalização efetuada por estes deve ser aceita, para efeito da legalização consular, pelas representações diplomáticas e consulares estrangeiras no Brasil. Caso não conste dos arquivos de alguma Chancelaria o cartão autógrafo com espécimes de assinatura / rubrica do servidor que firmou o documento, este deverá ser formalmente solicitado ao Setor de Legalização em Documentos do MRE ou ao Escritório Regional que o legalizou.
 
 
Cabe ao interessado apresentar à autoridade do país de destino os documentos legalizados pelo Ministério das Relações Exteriores do Brasil, a fim de obter a legalização consular, que complementa o processo. Esse procedimento é dispensado, em princípio, quando houver Acordo que assim determine.
Brasil e Argentina celebraram um Acordo, publicado no Diário Oficial de 23 de abril de 2004, pelo qual simplificam legalizações em documentos públicos. Por isso, documentos destinados à Argentina são submetidos a um critério específico de legalização.
Brasil e França celebraram um Acordo de Cooperação em Matéria Civil, publicado no Diário Oficial de 13 de setembro de 2000,  o qual, em seu Art. 23, estabelece a dispensa de legalização de atos públicos expedidos no território de um dos dois países.
 
  • Recomenda-se NÃO ENVIAR DOCUMENTOS DE IDENTIDADE ORIGINAIS junto com a documentação enviada para legalização. 
  • Não se pode legalizar documento plastificado, uma vez que a legalização é efetuada diretamente no papel por carimbo em tinta.
  • Por razões de eficiência e segurança, a legalização só poderá ser efetuada em documentos que se apresentarem em bom estado de conservação.
  • Exceto se comprovada a necessidade, não se legalizam mais que duas cópias de um mesmo documento.
  • A legalização de documentos destinados à Argentina se faz por um procedimento simplificado, em razão de Acordo celebrado entre os dois países. Por isso, é indispensável informar o país de destino dos documentos.
  • A validade da legalização efetuada pelo MRE em qualquer documento concordará com a validade temporal nele expressa. Se não há tal menção, a legalização nele aposta terá validade no decorrer de toda a vida útil do documento.
 
 
O esclarecimento de dúvidas deverá ser feito, preferencialmente, por e-mail:
 
 
Setor de Legalização de Documentos – SLD
Departamento Consular e de Brasileiros no Exterior – DCB
Ministério das Relações Exteriores – MRE
Esplanada dos Ministérios – Bloco H, Anexo I, Térreo
CEP: 70170-900, Brasília – DF
Telefones: (61) 3411-9713, 3411-8813, 3411-8806
Fax: (61)3411-8811
E-mail: legalizar@itamaraty.gov.br

São Paulo – SP
(EXCLUSIVAMENTE POR VIA POSTAL)
Escritório Regional do MRE no Estado de São Paulo – ERESP
Avenida das Nações Unidas n° 11.857, 4° andar – Brooklin Paulista,
CEP 04578-908, São Paulo – SP
Telefone: (11) 5102-2526
E-mail: legalizar.eresp@itamaraty.gov.br

Rio de Janeiro – RJ
Escritório Regional do MRE no Estado do Rio de Janeiro – ERERIO
Setor Consular
Av. Marechal Floriano, 196
CEP 20080-020, Rio de Janeiro – RJ
Telefones: (21) 2263-7074 e 2253-8324
Fax: (21) 2263-1462

Belo Horizonte – MG
(APENAS PESSOALMENTE, de segunda a quinta-feira, das 14h30 às 17h).
Escritório Regional do MRE no Estado de Minas Gerais – EREMINAS
Avenida do Contorno, 4520 – 7º. andar
Telefone: (31) 3213-3008 (das 9 às 12h)
E-mail: legalizar.ereminas@itamaraty.gov.br
Importante:
Por questão de segurança, o EREMINAS solicita reconhecimento de firma em cartório de Belo Horizonte, nos documentos emitidos em outras cidades do Estado.
Escritório Regional do MRE no Estado de Santa Catarina – ERESC
Avenida Rio Branco, 387, 5º. andar
Edifício Rio Branco
CEP 88015-201, Florianópolis – SC
Telefone: (48) 3224-7808
Fax: (48) 3224-7808
E-mail: eresc@th.com.br