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Com a ratificação, pelo Brasil, da Convenção de Haia, de 29.05.1993, o interessado em adoção deverá ser representado por uma entidade estrangeira habilitada, segundo a lei brasileira, a atuar no Brasil no campo das adoções. É condição sine qua non, ficando proibida a adoção requerida diretamente pelo interessado, por sua conta e risco.

A Convenção de Haia de 29/05/93, em seus Arts. 9 a 13, se refere a "organismos" de representação dos interessados em promover adoção fora de seu país natal.

O interessado estrangeiro deve se inscrever, portanto, em uma entidade credenciada em seu país de origem, e, através desta entidade, sua documentação é apresentada às Comissões de Adoção no Brasil.

Estas entidades são credenciadas no país de origem do interessado, credenciamento que, segundo o Art. 10 da Convenção de Haia, somente poderá ser obtido e conservado se a entidade demonstrar "sua aptidão para cumprir corretamente as tarefas que lhe possam ser confiadas".

Da mesma forma que se exige, no país estrangeiro, uma autorização específica para a entidade representar casais interessados em adoção, também é exigido, no Brasil, o credenciamento desta entidade. A entidade, para operar no Brasil, deverá estar devidamente credenciada junto à Polícia Federal (MODELOS 10, 11, 12 e 13), à Autoridade Central Federal (Secretaria de Estado dos Direitos Humanos do Ministério da Justiça) (MODELO 07) e às COMISSÕES DE ADOÇÃO.

Estas entidades estarão sendo controladas e fiscalizadas, portanto, tanto no país de origem, pela Autoridade Central, quanto no Brasil, pelos órgãos acima citados, exigência contida no Art. 12 da Convenção de Haia: "Um organismo credenciado em um Estado Contratante somente poderá atuar em outro Estado Contratante se tiver sido autorizado pelas autoridades competentes de ambos os Estados".

Através das entidades, os casais estrangeiros são preparados, não só para a adoção, mas sobretudo para a adoção de crianças de etnia diferente. E, após concluída a adoção, as entidades dão apoio aos casais e acompanham efetivamente a adaptação das crianças na nova família e na nova sociedade, além de darem apoio aos pais adotivos diante de eventual dificuldade.

DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA CADASTRAMENTO DAS INSTITUIÇÕES ESTRANGEIRAS INTERESSADAS EM TRABALHAR NO BRASIL NO CAMPO DAS ADOÇÕES

• Na Polícia Federal
• No Ministério da Justiça
• Na Comissão Estadual Judiciária de Adoção Internacional
• Documentação condensada.

I - DOCUMENTOS EXIGIDOS CONFORME PORTARIA Nº 815 DE 28.07.1999 DO DEPARTAMENTO DE POLÍCIA FEDERAL (Art. 2º, II)

• Requerimento de cadastramento (modelo fornecido pela Polícia Federal para preenchimento: MODELO 10).
• Estatuto social ou documento equivalente que comprove a constituição e finalidade da entidade como pessoa jurídica, devidamente registrado no órgão competente do país de origem.
• Normas básicas da entidade.
• Certificado ou autorização para funcionar no campo da adoção expedida pelo Governo de origem (credenciamento)
• Dados referentes ao Conselho de Administração e seus contabilistas.
• Relação nominal com filiação, identidade e endereço dos representantes legais da entidade.
• Comprovante de quitação dos débitos fiscais a que estiver sujeita no Brasil e no exterior.
• Texto(s) da legislação do país de origem que disciplina(m) a adoção.
• Descrição das atividades planejadas para o Brasil.
• Documento de nomeação do representante/responsável da Instituição no Brasil, com qualificação completa.
• Informação sobre a autoridade, organização, instituição ou pessoa física no Brasil com quem a organização pretende colaborar.
• Nome(s) e endereço(s) da(s) entidade(s) brasileira(s), governamental ou privada, com a qual a entidade estrangeira mantém acordo ou convênio relacionado com a adoção internacional, indicando o nome e o endereço do responsável pela entidade.
• Relatório das atividades da entidade requerente desde a fundação.
• Comprovante do recolhimento da taxa no valor equivalente a 200 (duzentas) UFIRs, através da GAR/FUNAPOL.
• Comprovante da situação legal no Brasil do signatário do requerimento, quando se tratar de estrangeiro, cujo visto deve ser compatível com a função.

II - DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA PELO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA - SECRETARIA DE ESTADO DOS DIREITOS HUMANOS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

• Requerimento de autorização dirigido ao Excelentíssimo Senhor Presidente da República Federativa do Brasil (modelo fornecido) (MODELO 07).
• Relação dos membros da Diretoria e dos Conselhos, com especificação de cargos e endereço para contato.
• Cópia da ata da assembléia Geral que autorizou o funcionamento no Brasil, se se tratar de associação ou sociedade civil.
• Cópia de inteiro teor dos Estatutos.
• Procuração para representante no Brasil, ao qual devem ser concedidos poderes para aceitar as condições em que a autorização será concedida.

III - DOCUMENTAÇÃO CONDENSADA

• Requerimento - específico para cada caso, isto é, para cada autoridade a que se destinar, e que poderá ser feito por representante ou procurador(a), ficando expresso que, se o(a) representante for estrangeiro(a), deverá ser comprovada sua situação legal no Brasil, cujo visto deve ser compatível com a função.
• Relação dos membros da Diretoria e dos Conselhos, com especificação de cargos e endereço para contato, inclusive do Conselho de Administração e seus contabilistas.
• Relação nominal com filiação, identidade e endereço dos representantes legais da entidade, preferentemente acompanhada da ata ou documento equivalente.
• Cópia da ata da Assembléia Geral que autorizou o funcionamento no Brasil.
• Cópia do inteiro teor dos estatutos ou documento equivalente, que comprove a constituição e finalidade da entidade como pessoa jurídica, devidamente registrado no órgão competente do país de origem.
• Normas básicas da entidade.
• Relatório das atividades da entidade desde a sua fundação, inclusive no campo da adoção, contendo informações sobre o relacionamento da entidade com os pretendentes, acrescentando, também, a forma pela qual desenvolverá suas atividades no Brasil, descrevendo as atividades já planejadas.
• Declaração de que conhece as exigências e os documentos necessários para a habilitação dos seus representados nas Comissões de Adoção no Brasil.
• Texto(s) da legislação do país de origem que disciplina(m) a adoção e prova de sua vigência.
• Certificado ou autorização para funcionar no campo da adoção expedida pela autoridade competente do país de origem (credenciamento), incluindo autorização específica para trabalhar no Brasil.
• Comprovante de quitação de débitos fiscais a que estiver sujeita no Brasil e no exterior, se for o caso.
• Relatório descrevendo a fonte dos recursos da entidade, se possível anexando o último balanço.
• Declaração sobre valores cobrados dos interessados em adoção, a qualquer título, e estimativa que lhes é fornecida sobre os custos totais.
• Procuração ou documento de nomeação de representante no Brasil, contendo nome, qualificação completa, endereço e área de atuação, inclusive com poderes expressos para aceitar as condições em que a autorização para trabalhar no Brasil será concedida pelos órgãos competentes.
• Declaração contendo as razões da escolha do(s) representante(s) em cada Estado.
• Curriculum vitae do(s) representante(s) no Brasil, acompanhado de cópia do documento de identidade e certidões dos distribuidores cíveis e criminais (Justiça Estadual e Federal), bem como de antecedentes criminais(Polícia Estadual e Federal), referente ao(s) representante(s), a serem obtidas, tanto na comarca de sua residência, quanto na capital do Estado onde vá trabalhar.
• Informação sobre a autoridade, organização, instituição ou pessoa física no Brasil com quem a organização pretende colaborar.
• Nome(s) e endereço(s) da(s) entidade(s) brasileira(s) com a(s) qual(quais) a entidade estrangeira mantém acordo ou convênio relacionado com a adoção internacional, indicando o(s) nome(s) e o(s) endereço(s) do(s) responsável(veis) pela(s) entidade(s).No caso específico dos requerimentos a serem feitos diante das Comissões de Adoção, é exigido o comprovante da autorização expedida pelo Ministério da Justiça (em Brasília) para funcionamento da entidade no Brasil.
• A Comissão de Adoção de Minas Gerais exige a apresentação de atestado de idoneidade expedido pela Cruz Vermelha Internacional.

OBSERVAÇÕES:

• em quaisquer hipóteses, toda a documentação relacionada deverá ser apresentada em idioma local, devidamente autenticada no consulado brasileiro do país de origem, acompanhada de tradução para o idioma português feita por tradutor público juramentado.
• No caso de apresentação da documentação em fotocópias, estas deverão ser autenticadas e acompanhadas de justificativa pela falta de não apresentação dos originais.
• Sugere-se a criação de um dossiê completo, contendo todos os documentos exigidos por cada um destes órgãos, e apresentar, em todos eles, a documentação completa. Partindo do princípio de que nada impede a apresentação de documentos outros que não os exigidos, esta prática, além de simplificar o controle dos documentos, pode evitar que algum órgão, no exame do caso específico, sinta necessidade de requerer complementação das informações contidas nos documentos mínimos exigidos. Acresce o fato de que, em todos estes órgãos, os documentos podem ser apresentados em fotocópia autenticada, desde que acompanhada da respectiva justificativa.

AS COMISSÕES ESTADUAIS DE ADOÇÃO

• Em quaisquer hipóteses, toda a documentação relacionada deverá ser apresentada em idioma local, devidamente autenticada no consulado brasileiro do país de origem, acompanhada de tradução para o idioma português feita por tradutor público juramentado.As Comissões Estaduais de Adoção, ligadas aos Tribunais de Justiça de cada Estado brasileiro, foram consideradas "autoridades centrais", pois não há uma autoridade central fora de cada Estado que lhe seja hierarquicamente superior.Criou-se, também, através do Decreto 3174 de 16/09/99, uma Autoridade Central Federal, com funções administrativas, e de cooperação com as autoridades centrais estaduais.Este mesmo Decreto criou o Conselho das Autoridades Centrais Brasileiras.